Projectraad

From Management Information Systems

Jump to: navigation, search

Contents

Inleiding

Dit afstudeerproject bestaat erin de KHL-projectraad te ondersteunen. Deze raad krijgt allerhande ideeën binnen die moeten ingediend worden bij de overheid. We willen dit proces vergemakkelijken via een sharepoint omgeving, waarin men volgens een vastgelegde workflow kan samenwerken op teamsites. Het is hier van belang dat er versionering, shared-calender en check-in/-out geïmplementeerd wordt. Wanneer het project het einde van zijn workflow bereikt heeft, is het uitermate belangrijk dat de teamsite en de aangemaakte documenten nog wel ingekeken en opgevraagd kunnen worden, maar deze mogen noch verwijderd noch veranderd worden.

Een normaal document workflow ziet er als volgt uit: Iemand heeft een idee voor een project. Dit idee wordt vervolgens ingediend bij de verantwoordelijke van de projectraad. Van het moment dat dit idee aanvaard wordt, ontstaat er een voorstel. Er wordt er een team aangesteld dat verantwoordelijk zal zijn voor uitwerking van dit voorstel en het afhandelen van het ganse project. Deze voorstellen kunnen van verschillende types zijn (Fevia, Schrijfstimuli, PWO). Elke type voorstel beschikt over een aantal specifieke documenten die moeten ingevuld en afgewerkt worden. Van zodra al deze documenten afgewerkt zijn, worden deze voor goedkeuring naar de verantwoordelijke van de projectraad gestuurd. Indien alles in orde is met alle documenten, wordt het totale dossier ingediend bij de juiste instanties. Op dit moment worden alle documenten read only. Als het project een “go” krijgt kunnen er nog documenten worden toegevoegd, zoals contracten, maar alle andere documenten blijven hun “read only” status behouden. Krijgt het project echter een “no go” dan wordt het project verwijderd. Wil men dit later nog eens indienen dan dient het hele proces opnieuw gestart te worden.

De bedoeling is dus om een systeem op te zetten dat heel dit proces vergemakkelijkt en ondersteunt. Er moet door verschillende partijen kunnen samengewerkt worden aan 1 project, zonder dat er 20 verschillende versies van bepaalde documenten in omloop zijn. En als iemand een document zoekt dat dit onmiddellijk ter ieders beschikking staat.

Team


Doelen

Workflow


Bij de acceptatie van een nieuw project binnen de projectraad, moet er automatisch een teamsite aangemaakt worden. Er moet dan besloten worden welke leden aan dit project zullen werken, deze leden zullen toegang en bepaalde rechten krijgen op de teamsite. Tijdens het werken en de voortgang van het project doorlopen we verschillende fasen van de workflow. De laatste fase van de workflow bereiken we wanneer de teamleden besluiten dat alle documenten afgewerkt zijn en de projectraad ze gecontroleerd heeft voor publicatie. Dan worden de documenten toegankelijk voor alle leden van de projectraad, uiteraard enkel voor inzage. De documenten en de teamsite moeten "gelocked" worden voor wijzigingen en verwijdering(voor een vastgelegde periode).

Teamsite


  • filesharing mogelijk maken: documenten centraal beheren, versionering toepassen, check-in/-out mechanisme implementeren en zorgen dat de documenten ook permanent gelocked kunnen worden voor wijzigingen
  • gezamelijke kalender: de outlook agenda's van de teamleden worden ingeladen in deze kalender, zodat alle leden weten wie wanneer bereikbaar is
  • overzicht bijhouden: wie, wanneer, wat, hoelang gedaan heeft aan de documenten en de teamsite
  • mogelijkheid voorzien om (gelimiteerde) toegang kunnen geven aan derden
  • workflows

Anderen


  • templates en sjablonen aanmaken
  • Document Library's aanmaken en voorzien van de sjablonen v/d documenten

Vooruitgang

Week 1


Dag 1: 11 februari 2008


  • uitgebreide bespreking van het project
  • zoeken naar een werkruimte voor ons project


Dag 2: 12 februari 2008


  • Nieuw subdomein aanmaken voor projectraad
  • Nieuwe webapplicatie aanmaken (ProjectRaad TeamSite)
  • Nieuwe site collection aanmaken (ProjectRaad)
  • Document library aanmaken (Ideeenbus)


Extra Commentaar

  • aan het zoeken hoe een workflow automatisch een teamsite kan aanmaken.
  • aan het zoeken hoe een template aan document library toegevoegd kan worden


Dag 3: 13 februari 2008


  • Aanmaken test Template Teamsite
  • Aanmaken officiele Template Teamsite (Zonder kalender)
  • Uitzoeken hoe verbinding gemaakt moet worden tussen Sharepoint Kalender en Outlook Kalender
  • Aanmaken Record Center + verbinding met Document Library
  • Aanmaken Template -> ideeënbus
  • group permissie -> testgroep
  • sharen ideëenbus met student
  • linken velden v/d template aan metadata
  • use policies -> retention period 1 jaar (of eind workflow?)

-> access beperken: niet deleten

  • Approvals van de documenten
  • Geprobeerd workflow functioneel te krijgen (nog niet gelukt)


Extra Commentaar

  • Er moet nog een exchangeserver opgezet worden voor de uitwisseling van gegevens tussen Sharepoint Kalender en Outlook Kalender
  • group permissie: apart aangeven read-update-delete
  • ontbreekt nog custom metadata -> wachten op mail van Sander||


Dag 4: 14 februari 2008


! Bespreking en probleem oplossing met Mr. Cant (Ordina) ! Bespreking van de Workflow met Mr. Avermaete (Projectraad KHL)

  • Verder zoeken en oplossen problemen van de workflow
  • Template van teamsite en workflow binnen teamsite aanmaken, instellen en overzetten naar andere imagen
  • Workflows aanmaken op Document Libraries
  • Schema herwerken van de workflow
  • Kalender SharePoint en Outlook verder proberen koppelen en oplossingen zoeken voor connectie
  • SharePoint Central Admininstration getest
  • Oplossen template probleem: custom metadata-velden in SharePoint document library linken aan Word template
  • Use policy: niet deleten van info - users geen doc's aanmaken in library - enkel aanpassen van bestaande


Extra Commentaar

  • Connectie tussen Sharepoint en Outlook Kaleders moet via exchange Server (Ordina gaat voor image met Exchange Server zorgen)


Dag 5: 15 februari 2008


! Bespreking mevr. Barrezeele Calender Sharepoint-Outlook

  • Aanmaken definitieve templates en approvals
  • Testen sharePoint workflows en tasks binnen doc library
  • Uitbreiding use policies
  • Aanmaken definitieve template teamsite
  • Aanmaken (deel v/d) definitieve workflows binnen de definitieve template teamsite
  • Aanmaken (deel v/d) definitieve content types


Extra Commentaar

Na bespreking met mevrouw Barrezeele is er besloten om enkel te demonstreren hoe de leden hun kalender met die van hun collega's kunnen vergelijken. Het samenvoegen van deze kalenders is niet mogelijk zonder Exchange Server en een Exchange Server in een image zou ervoor zorgen dat er 4GB RAM nodig is om de image te kunnen draaien, waar wij helaas niet over beschikken.



Week 2


Dag 1: 18 februari 2008


  • begin workflow voor project voorstel (aanmaken task + goedkeuring/afkeuring/uitstel) definitief gemaakt
  • InfoPath Forms aangemaakt, gepublished en gekoppeld aan de workflow
  • zorgen dat workflow na goedkeuring van document een teamsite aanmaakt


Extra Commentaar

Forms en workflow problemen vandaag opgelost geraakt. Nieuwe problemen:

  • check-in/-out automatiseren in workflow
  • e-mails verzenden vanuit workflow


Dag 2: 19 februari 2008


! bespreking met Mevr. Avermaete over einde van de workflow en tussentijdse beslissingen en feedback

  • Begin aanmaak eigen image voor definitieve versies en afgave
  • Approval Workflow: de laatste workflow waarin het ganse project read-only wordt
  • Verder uitwerken hoofdworkflow
  • Zoeken naar methode van linken tussen SharePoint en InfoPath
  • verder aanpassen van templates


Extra Commentaar

  • Telefonisch en per email persoonlijk geïnformeerd naar beloofde image, weinig reactie gekregen. Intussen zijn we aan het proberen om zelf een image aan te maken zodat we eindelijk kunnen beginnen met het "definitieve" werk.
  • Geïnformeerd naar draadloze internetaansluiting voor snellere opzoekingen (ipv één pc met internet en ieder om de beurt opzoeking): zijn van hot naar her gestuurd en hebben dan vage belofte gekregen over "ergens deze week"


Dag 3: 20 februari 2008


  • tweede poging voor het aanmaken van eigen image
  • verder werken aan laatste approval workflow
  • verder werken aan hoofdworkflow
  • verder zoeken naar linken van InfoPath forms aan SharePoint workflows
  • verder aanpassen van templates


Extra Commentaar

  • Getelefooneerd met Mr Cant van Ordina: belofte gekregen dat de image donderdag klaar zal zijn, maar blijven zelf ook proberen een image aan te maken voor het geval dit weer niet doorgaat.
  • zelf een volledige installatie voor internetaansluiting geïnstalleerd, hierdoor heeft elk groepslid vandaag toch internet en kan het zoekwerk vlotter verlopen.

-> 's avonds klacht gekregen dat dit internet een inbreuk is op het opgelegde policy v/h systeembeheer.

  • Draadloos internet beloofd tegen vrijdag (door het systeembeheer)
  • Officiële en perfect werkende image beloofd tegen morgen (door Ordina)
  • Ordina zou morgen ook langskomen om ons verder te helpen met de onopgeloste problemen


Dag 4: 21 februari 2008


  • verder werken aan eigen creatie van een image (dit gaat langzaam en moeilijk door het ontbreken van internet en door het zoeken naar de nodige updates en stuff)
  • verder uitwerken van de hoofdworkflow
  • verder uitwerken van templates en metadata
  • verder zoeken op de problemen die de Final Workflow (veranderen van permissies geeft)


Extra Commentaar

  • Eindelijk een image, MAAR... Helaas hebben we ontdekt dat deze image helemaal niet in orde is en helemaal niet werkt! Er is geen geschikt domein aanwezig, en geen gebruik van active directory mogelijk (dit is iets wat we voor ons project ECHT nodig hebben). Het configureren van een active directory heeft als gevolg dat SharePoint- en SQL-settings aangepast moeten worden. Hiervoor wordt er een wachtwoord gevraagd, dat (raar maar waar) niet aan ons is doorgegeven door Ordina. Intussen al veel over en weer gemaild en meerdere wachtwoorden gekregen, waarvan geen enkel werkt. Dus we hebben nog steeds NIETS. Om dit project op te bouwen hebben we een werkende image nodig.
  • Geen spoor van onze ondersteuning!
  • Geen internetaansluiting!


Dag 5: 22 februari 2008


! Bespreking met Mevrouw Avermaete


  • Verder gewerkt aan hoofdworkflow met integratie van extra dropdownlist in Infopath-forms
  • Verder gewerkt aan workflow 'invoke-permissions' en algemene approval


Extra Commentaar

  • Eindelijk draadloos internet (dit is het enige pluspuntje aan deze dag)
  • Geen werkende image dus
  • Geen ondersteuning

Week 3


Dag 1: 25 februari 2008


! Bespreking met mevrouw Barrezeele


  • Uitbreiden en verder oplossen hoofdworkflow
  • Aanmaken verschillende teamsite templates (PWO - SchrijfStimuli)
  • Aanmaken ReadOnly workflow (Sharepoint Designer)


Extra Commentaar

  • Hebben ganse dag gewacht op bericht van Ordina, ze gingen ons bellen voor support, maar dit telefoontje is uitgebleven.


Dag 2: 26 februari 2008


  • Controleren image van Getronics
  • Aanmaken gebruikers en rollen in image
  • Aanmaken subdomein
  • Aanmaken mailboxen en accounts in Outlook
  • Sharepoint-accounts aanmaken en rollen en gebruikers toevoegen
  • Zoeken naar C#-extension in Visual Studio voor Sharepoint
  • Aanmaken VerplaatsWorkflow in Sharepoint Designer + zoeken op fouten en oplossingen mbt deze WF


Extra Commentaar

  • image van Getronics is aangekomen, deze image lijkt redelijk goed te zijn. Voorlopig hebben we alle nodige wachtwoorden
  • Er is een ganse dag werk geweest aan het klaarmaken van de image voor gebruik voor ons project. Aan het einde van onze zware werkdag komen we tot de conclusie dat de C#-extensies voor Sharepoint server in visual studio ontbreken, omdat we niet de volledige versie van visual studio in onze image hebben steken. Hierop lopen de voorbereidingen dus af. We zoeken nu naar een snelle oplossing!


Dag 3: 27 februari 2008


  • Aanmaken Content types in Getronics image
  • Aanmaken Template Teamsites (Fevi, PWO en SchrijfStimuli)in Getronics image
  • Implementeren WF's in Getronics image
  • Korte groepsvergadering -> Getronics image leverd WEERAL problemen op! besluiten verder te gaan op gewone image
  • Aanmaken Content types in oude image
  • Aanmaken Template Teamsites (Fevi, PWO en SchrijfStimuli)in oude image


  • Implementeren WF's oude image


Extra Commentaar

//nog invullen


Dag 4: 28 februari 2008


  • hermaken site templates en workflows
  • maken van stageverslag
  • implementeren van alle aparte delen in u2u image
  • problemen oplossen met het afstemmen van de workflows, doordat deze op verschillende images zijn gemaakt, en dus niet dezelfde "paths" gebruiken en dergelijke.
  • bij aanmaken van nieuwe site dmv template werkt de workflow die gelinkt is aan deze template niet meer. Enkel als de workflow in designer gerebuild wordt lijkt dit wel te lukken. zoeken naar oplossing.


Extra Commentaar

Door wederom problemen met de image, hebben we 2 dagen verloren. We zijn terug helemaal opnieuw kunnen beginnen in U2U image. Hierdoor hebben we niet genoeg tijd gehad om alle delen samen laten te werken. We zijn er van overtuigd dat hier wel oplossingen voor bestaan, helaas hebben we deze in de korte tijdspanne die ons nog restte niet meer gevonden.


Dag 5: 29 februari 2008


! Oplevering "fase 1" van ons project om 10uur


Extra Commentaar

// nog invullen

Probleem en Oplossing

Opgeloste problemen

  • ontbreken install.bat bestand

Oplossing: Meneer Lesage liet ons weten dat het normaal is dat dit bestand soms ontbreekt. De beste oplossing is de code opzoeken op het internet, deze kopiëren in een tekstbestand, dit install.bat noemen. Het install.bat bestand onder de projectroot zetten. (tenzij je daarin je projectpad hebt gezet, dan moet je het een mapje lager zetten in je image) Andere oplossing: automatische deployment door kiezen voor "Sharepoint Server Sequential Workflow Library" en aanpassen van post-build activities in de properties van de workflow: verander NODEPLOY in DEPLOY zodat alles automatisch aan de GAC wordt toegevoegd bij een build!


  • bestanden verplaatsen van document library naar record center geeft steeds errors

Oplossing: Admin tools- Sharepoint central Admin - Application Management - Records Center URL: homesite/recordsiteNaam/_vti_bin/file.asmx


  • workflow schrijven die automatisch een teamsite (in een teamsite) aanmaakt

Oplossing: Ordina en nachtwerk Indien u dit probleem ook hebt, mail ons dan gerust. Dit is een code-probleem.


  • workflow met gebruik van formulieren

Oplossing: Werk met Rich Text Fields in de Forms! Daardoor krijg je een error wanneer je publisht zonder alternative path, maar dat blijk positief te zijn. Anders blijven de formulieren in SharePoint administration center op status "installing" staan na deployment. Zo worden ook de permissions toegepast op "Domain" ipv. "Restricted".


  • workflow loopt vast bij "onTaskChange" (wanneer men approve/reject kiest)

Oplossing: Na enig debuggen en werken met breakpoint zijn we erachter gekomen dat de workflow hierop vastloopt omdat we check-in/-out eisen. Wanneer je in versioning settings check-out uitvinken werkt het perfect. (uiteraard is dit niet de bedoeling en gaan we opzoek naar een manier om check-in/-out te automatiseren)


  • custom metadata fields dienen in het sjabloon van het document type te verschijnen

Oplossing: zie blog van Steve Hansen


  • verzenden van email door .NET workflow code

Oplossing: Eveneens een code-probleem: Voorzie strings fromEmail, toEmail, emailSubject en emailMessage code:

           SmtpClient client = new SmtpClient();
           client.Host = SmtpServer;
           client.Port = 25;
           client.DeliveryMethod = SmtpDeliveryMethod.Network;
           MailMessage myMailMessage = new MailMessage();
           myMailMessage.From = new MailAddress(fromEmail);
           myMailMessage.Subject = emailSubject;
           myMailMessage.Body = emailMessage;
           myMailMessage.To.Add(new MailAddress(toEmail));
           client.Send(myMailMessage);

Bestaat je workflow erin om enkel een mailtje te sturen, dan kan je deze workflow makkelijk in Sharepoint designer 2007 maken met enkele muiskliks. (zonder dus ook maar één lijntje code te schrijven) http://office.microsoft.com/en-us/sharepointdesigner/HA101829081033.aspx[1] (Dit was voor ons geen oplossing vermits het mailen enkel een klein onderdeeltje van onze Workflow is)


  • verplaatsen van documenten tussen document libraries door workflow

Oplossing: Hiervoor heeft u volgende lijntjes code nodig:

          SPListItem li = workflowProperties.Item;
          li.CopyTo("uwDomeinNaam" + siteUrl + "/naamDocumentLibrary/" + li.Name.ToString());

Onopgeloste problemen

  • check-in/-out door workflow laten gebeuren

Bij het aanpassen van properties van documenten in de workflow moet je er ook aan denken om je versioning en check-in en check-out te automatiseren, anders zal je workflow hierop vastlopen. Hoe je dit automatiseert is nog de vraag.

Oplossing Je kan dit wel doen als je je workflow in Sharepoint Designer maakt. Dan kies je de actie: check out, je kiest de actie die moet gebeuren en dan de actie: check in + commentaar. De oplossing in Visual Studio blijven we nog even schuldig.


  • verwijderen van beoordeelde ideeën OF keuze voor locken van geweigerde ideeën

Oplossing Je kan dit wel doen als je je workflow in Sharepoint Designer maakt. Dan kies je de actie: delete item. Het read-only maken van documenten is voorlopig nog niet direct mogelijk noch in Visual Studio noch in Sharepoint Designer. Je kan dit wel bekomen via een omweg, vb: een document library maken, waarop je een use policy definieerd voor read-only en dan de geweigerde documenten naar deze library verplaatst.


  • permissies aanpassen vanuit de workflow

Oplossing De oplossing voor dit probleem blijven we nog even schuldig.


  • automatisch aanmaken van groepen en members. Dit hebben we nog niet in onze workflow kunnen steken. Waardoor Tessa deze nu manueel zal moeten aanmaken per project dat er wordt aangemaakt.


  • Reasignen van tasks. Ook willen we er nog voor zorgen dat de tasks een due date krijgen en dat wanneer deze wordt overschreden er automatisch een mail wordt verstuurd naar een eventuele nieuwe verantwoordelijke.

Links

Hieronder vindt u enkele links die ons geholpen hebben tijdens het oplossen van sharepointproblemen:

Algemene sites

http://sergeluca.spaces.live.com/blog/[2]

http://www.triadconsulting.com/events/IAAP/2004_Convention/1_SharePoint_TeamSites/Windows%20SharePoint%20Team%20Site%20Guide.pdf[3]

http://www.vibesconsultancy.nl/sharepoint/microsoft-office-sharepoint-server-2007-sharepoint-designer.asp[4]

http://office.microsoft.com/en-us/sharepointserver/CH101824451033.aspx[5]

http://technet2.microsoft.com/Office/en-us/library/03702c06-3e32-409d-ad8c-7e84eae386ba1033.mspx?mfr=true[6]

http://sharepointsearch.com/default.aspx[7]

http://www.codeplex.com/spdactivities[8]

Sharepoint en permissions

http://blah.winsmarts.com/2007-4-SharePoint_2007__Fine_grained_permission_control.aspx[9]

http://technet2.microsoft.com/windowsserver/WSS/en/library/24aed2de-97dd-45f6-80c3-9298eb8ea0d21033.mspx?mfr=true[10]

http://www.jornata.com/presentations/MOSS_Security.pdf[11]

Personal tools